Nach dem ersten Teil über die unterschiedlichen Positionen der EPF Lausanne und der ETH Zürich bezüglich Elsevier-Verhandlungen, folgt hier der zweite Teil. Zur Rekonstruktion der Ereignisse dienen weitere über das Öffentlichkeitsgesetz befreite 65 Seiten Protokolle und Unterlagen des ETH-Rats.

ETH-Bereichssitzung vom 31.8.2011

Aus der letzten Bereichssitzung erging der Auftrag an die Bibliotheksdirektoren der ETHZ und der EPFL, mögliche Gutachter vorzuschlagen, welche eine Stellungnahme zum Thema Konsortium, bzw. zu den rechtlichen Möglichkeiten, bessere Konditionen zu erreichen, abgeben könnten. In der Bereichssitzung vom 31. August wurden nun drei Kandidaten präsentiert und akzeptiert. Im vom ETH-Rat erhaltenen Protokoll, sind Namen und Funktion geschwärzt.

Weiter war vorgesehen Verbindungen zu anderen Hochschulen insbesondere der University of California und dem MIT aufzunehmen.

Resultate Neubauer

ETH-Bibliotheksdirektor Neubauer hatte sich vorgenommen bei der California Digital Library und dem Boston Consortium nachzufragen. Nach einer anfänglichen Kontaktaufnahme, hatte es sich offenbar gezeigt, dass es nicht sinnvoll möglich ist, die Komplexität der Fragestellungen per Mail oder Telefon zu klären. Neubauer gibt bekannt direkt bei den Institutionen vorbeigehen zu wollen, weshalb sich die Berichterstattung um ein halbes Jahr verzögere.

Ebenfalls lässt er die Bereichssitzung wissen:

Bei allen Aktivitäten sollte man berücksichtigen, dass das Thema „Elsevier-Lizenzen“ vom Schweizer Konsortium verhandelt wird, der ETH-Bereich also nur einer der Mitspieler ist. Es dürfte somit sehr sinnvoll sein, dieses Faktum angemessen zu berücksichtigen. Bereits die Aktivitäten im letzten Herbst haben bei den anderen Beteiligten erhebliche Unruhe und Unverständnis ausgelöst.

Resultate Aymonin

Weitaus schneller mit den Abklärungen war der EPFL-Bibliotheksdirektor Aymonin. Er hatte am 19. Juli und 4. August Gespräche mit zwei Verhandlungleiter aus Belgien und dem französischen Konsortium geführt. In den Gesprächen ermittelte er die landesspezifischen Eigenheiten und Erfahrungen und hielt sie in einer Tabelle fest.

Im Fazit beim Punkt What to remember vermerkte Aymonin beim französischen Konsortium:

Don’t bother with price calculation formula or model, based on any sort of parameter. The only thing Elsevier wants is to keep its turn over. There is a margin in negotiation if you keep this in mind, and thus you can get more content or services for the same amount of money.

und bei Belgien:

Don’t bother with price calculation. The only thing Elsevier wants is to keep its turn over. Define very precisely what your objectives are and say clearly to Elsevier that you are ready to leave the table of negotiation at any time.

ETH-Bereichssitzung vom 2.11.2011

Die beiden Bibliotheksdirektoren der ETH und EPFL hatten mittlerweile einen 2-seitigen Fragenkatalog für mögliche externe Gutachter zusammengestellt. Ein paar Fragen daraus:

• Confidentiality: Is this clause commonly accepted or should the Swiss Consortium insist on the removal of this clause? Has this clause often been removed in your experience?
• How would you judge the possibility of perpetual access to the freedom collection? Would you expect additional costs for this?
• Do you know of contracts in which an electronic interlibrary loan is allowed? Would you expect additional costs for this?
• Open Access: Do you know of contracts which allow institutional archiving of the publisher’s version of the scientific papers? Would you expect additional costs for this?
• The agreement defines a considerable amount in fees for the Swiss institutions with considerably high annual increases. According to your experience, are these fees and increases comparable to other contracts?
• If conditions for other contracts are better, which at are the circumstances that result in better conditions? Do you think that Elsevier takes the economic situation in the various countries into account?
• Is it helpful or even necessary to cancel subscriptions to Elsevier journals for some time to get better conditions? In your experience, how long does it take to get better conditions? Does this mean a constraint to scientific work at the institutions concerned? Are there any alternatives for the scientists to gain access to Elsevier content?
• What would be your recommendations to the consortium to gain better conditions for the Elsevier agreement? Could a public statement like the one of RLUK be helpful in gaining better conditions – or might this even be counterproductive? lf helpful, who should initiate such a statement?

Am 3. Oktober 2011 verschickte der ETH-Rat dann offiziell die Anfragen an die drei potentiellen externen Gutachter. Doch nur eine Person war überhaupt bereit dem ETH-Rat zu antworten. Und diese eine Antwort ist wirklich bemerkenswert:

Dear Mrs Weber,

I’m a bit surprised by your request. You don’t make clear why you’re asking me for this purpose, nor what the request will imply in terms of expectations that you have with respect to my ‚advisory opinion‘. I’m not a consultant, but just another university librarian with some practical expertise in licensing scholarly contents. Librarians from European universities and consortia are as you may know connected (informally) by ICOLC (International Coalition of Library Consortia), which held her annual meeting just a few weeks ago in Istanbul. So I’m not intended to formulate an ‚offer for an advisory opinion‘ but I’m prepared to give my opinion and my advise as a colleague, as far as this can be done within reasonable limits of time spent etc. So I’m curious to have more information on the meaning and the ‚bandwith‘ of your request,

Best wishes,

ETH-Bereichssitzung vom 8.2.2012

Neben dem scheinbar fehlenden Interesse bei den angeschriebenen Experten, kam plötzlich noch ein anderes Problem dazu. Sollte der ETH-Rat ein Gutachten in Auftrag geben, bräuchten die Experten Einsicht in die Verträge des ETH-Bereichs mit Elsevier. Nun hatte das Konsortium aber dummerweise gerade in den abgeschlossenen Verträgen Vertraulichkeit mit Elsevier über den Vertragsinhalt vereinbart.

Um den Umfang dieser Vertraulichkeitsklauseln zu verstehen, wurde beim ETH-Rat eine rechtliche Einschätzung vorgenommen. Aus der Aktennotiz dieser Einschätzung wird erstmals deutlich, dass auf Stufe ETH-Rat und folglich Leitung Konsortium bereits seit Frühling 2011 bekannt war, dass andere Universitäten wie Cornell in ihren Verträgen keine Non-Disclosure Agreements mehr akzeptierten.

Auch bemerkenswert ist die Tatsache, dass sogar der ETH-Rat selbst überprüfte, ob allenfalls das BGÖ hilfreich sein könnte:

Das Bundesgesetz über das Öffentlichkeitsprinzip hilft nicht weiter; ein privatrechtlicher Vertrag ist kein amtliches Dokument. Zudem geht es beim Öffentlichkeitsprinzip darum, Dritten Einsicht in amtliche Dokumente zu gewähren, und nicht darum, einem Vertragspartner zu erlauben, sich von einer durch ihn unterzeichneten Vertraulichkeitsklausel zu distanzieren.

Insgesamt lautete das Fazit der rechtlichen Einschätzung:

Von einer Weiterleitung des Konsortialvertrags an einen von den Institutionen vorgeschlagenen Experten ohne vorgängige schriftliche Einwilligung von Elsevier ist dringend abzuraten.

Also wurde nun versucht diese Einwilligung von Elsevier für die Weitergabe zu erhalten. Die Anfrage übernahm gleich der ETH-Ratspräsident. Er erhielt folgende Antwort von Elsevier:

We agree to the involvement of such an extenal expert but would like to suggest two stipulations: the expert will only use the confidential information tor ETH-internal purposes (for instance an internal report) and the expert will work with the Elsevier experts on the interpretation of the information. The latter we see as vital to avoid misunderstandings and to arrive at a balanced interpretation of the data
We have experienced that a joint approach leads to high-quality interpretation and reporting, all in all higher insights.

Diese Antwort blieb unbefriedigend. Während die Bedingung der rein internen Verwendung als unproblematisch angesehen wurde, konnte sich kein Mitglied der Bereichssitzung einverstanden erklären, die externen Gutachten einer Manipulation von Elsevier auszusetzen. Für das ursprüngliche Vorhaben externe Gutachten einzuholen bedeutete diese Antwort von Elsevier das Ende.

In der Zwischenzeit hatte Neubauer auch seinen Bericht über die Situation der University of California und dem dem Boston Consortium abgeschlossen und der Bereichssitzung vorgelegt. Der Bericht ist überraschend knapp. Die Anfrage beim Boston Consortium wird mit fünf Sätzen abgehandelt. Der letzte davon:

Die kooperative Lizenzierung elektronischer Inhalte ist nicht Teil der Konsortiumsarbeit, so dass von dort keine relevanten Informationen zu erhalten waren.

Etwas mehr Text wurde zur California Digital Library, der Infrastruktureinheit der University of California abgefasst. Hier ein paar ausgewählte Punkte daraus:

• Die Lizenzverträge mit der überwiegenden Zahl der Lieferanten sind prinzipiell über die Homepage frei zugänglich, wobei allerdings rechtlich kritische Passagen gelöscht sind. Hierzu gehören beispielsweise alle finanzrelevanten Angaben. Beim Schweizer Konsortium sind die existierenden Verträge den Konsortialpartnern ebenfalls zugänglich.
• Die einzelnen Lizenzverträge sind in weiten Teilen mit denen vergleichbar, die das Schweizer Konsortium abgeschlossen hat. Es gibt jedoch auch Unterschiede. So gestattet beispielsweise die American Chemical Society (ACS) das Verschicken elektronischer Kopien auch an externe Nutzer (soweit aus dem öffentlichen Raum); dies ist bei unseren Verträgen nicht der Fall, da ACS dies kategorisch ablehnt.
• Das Procedere beim Vertragsabschluss ist mit der Schweizer Situation mehr oder weniger identisch. Es finden erste Verhandlungen mit dem jeweiligen Verlag/Lizenzgeber statt, die dann in unterschiedlicher Form an die Konsortialpartner zurückgespiegelt werden. Wer die Verhandlungen exakt führt, konnte im Falle der CDL nicht abschliessend eruiert werden. Nach meinem Eindruck wird dies sowohl von Einzelpersonen, als auch von kleinen Arbeitsgruppen (2-3 Personen) realisiert. In den deutschen Konsortien führen die Verhandlungen meist 1-2 Personen.
• Belastbare Aussagen über die finanziellen Randbedingungen der einzelnen Verträge haben die befragten Personen nicht abgegeben. _______

Zusammenfassend hält Neubauer fest:

Die Befragungen haben aus meiner Sicht keine wesentlich neuen Erkenntnisse gebracht, sondern haben gezeigt, dass vor allem die international tätigen Verlage die Vertragsverhandlungen mit der Vorlage von weltweit standardisierten Vertragsentwürfen beginnen, über die dann unter Berücksichtigung der jeweiligen Randbedingungen verhandelt werden kann. Der nicht unbegründete Verdacht, dass die Schweiz schlechtere Konditionen als andere Länder hat, konnte nicht bestätigt werden. Nach meinem persönlichen Eindruck, sind darüber hinaus belastbare Vergleiche aufgrund der heterogenen Randbedingungen in jedem Falle schwierig. Die Verhandlungsprozesse und -ergebnisse des Konsortiums Schweizer Hochschulbibliotheken sind mit denen anderer Konsortien grundsätzlich vergleichbar, was im Einzelfall allerdings nicht ausschliesst, verbesserte Konditionen zu erreichen.

Es ist auffällig, wie der Bericht von Neubauer mit keinem Wort, den zu dieser Zeit noch recht frischen Konflikt zwischen der University of California (UC) und der Nature Publishing Group (NPG) erwähnte. Die UC ging da sehr wohl neue Wege bezüglich Verhandlungen. Sie stellte die geforderten Preiserhöhungen von NPG öffentlich an den Pranger und forderte ihre Forschenden auf, keine Papers mehr bei NPG zu veröffentlichen und von Aktiväten (Peer-Review, Editor) bei NPG zurückzutreten. Da dieser Streit durch die weltweite Fachwelt ging und mit Sicherheit ein markantes Ereignis in den Verhandlungen der UC darstellte, ist es sehr verwunderlich, dass Neubauer weder im Vorfeld noch im direkten Kontakt mit der CDL auf diesen Konflikt stiess, der für den ETH-Bereich durchaus als Anregung hätte dienen können.

Der dürftige Bericht von Neubauer wurde schliesslich ohne Beanstandung von der Bereichssitzung zu Kenntnis genommen. Aymonin, hatte zu diesem Zeitpunkt die EPFL Bibliothek bereits verlassen und Kritik war von dieser Seite vorerst nicht mehr zu erwarten.

Dennoch, für die ETH-Bereichssitzung und inbesondere für den ETH-Ratspräsident schien die Situation nicht wirklich zufriedenstellend. Ohne Expertise war es nicht gelungen, die Vorbehalte der EPFL gegenüber der abgeschlossenen Elsevier-Lizenz auszuräumen. Und dass der ETH-Bereich nicht einmal eine Expertise durchführen lassen konnte, dürfte der ETH-Bereichssitzung vorgeführt haben, dass die Kritik der EPFL durchaus angebracht war.

Bevor nun das Geschäft ganz ad acta gelegt wurde, erklärte sich der Präsident ETH-Rat bereit, einerseits mit einem Schreiben an das Konsortium Schweizer Universitätsbibliotheken zu gelangen mit dem Anliegen, im Hinblick auf die nächste Vertragslaufzeit (ab 2014) mit Elsevier vorteilhaftere Konditionen zu verhandeln, und andererseits in diesem Zusammenhang die Wettbewerbskommission (Weko) zu kontaktieren. Da dieses Vorgehen den Mitgliedern der Bereichssitzung zwar richtig, aber in der Wirkung etwas schwach erschien, wurde beschlossen, dass die Institutionen zusätzlich in der Öffentlichkeit die Situation transparent darlegen und darauf hinweisen sollten, dass der freie Zugang (open access) zu Daten und Forschungsresultaten nicht funktioniere und die Verlage (vorliegend Elsevier) aufgrund vertraglich vereinbarter Nutzungsrechte (zu) hohe Preise verlangten. Um die gewünschte Wirkung zu erzielen, bedürfe es dazu des Zusammenwirkens verschiedener Partner (Konferenz der Rektoren der Universitäten Schweiz (CRUS), andere Universitäten, usw.). Ferner wurde vorgeschlagen, dass die Institutionen des ETH-Bereichs versuchen, Elsevier gegenüber eine stärkere Positionen einzunehmen, indem sie namentlich keine Reviews mehr für Elsevier verfassen bzw. weniger Elsevier-Produkte beschaffen.

ETH-Bereichssitzung vom 14.11.2012

Im November 2012 gab es dann die (vorerst) letzte Sitzung des ETH-Bereichs zum Thema Elsevier. Der Präsident ETH-Rat hatte in der Folge Kontakt mit der Weko aufgenommen. Ein entsprechendes Gespräch fand am 15.5.2012 statt und führte scheinbar zu keinen Ergebnissen.

Weiter brachte der Präsident ETH-Rat in einem Schreiben vom 6.6.2012 an den Präsidenten des Konsortiums folgende Grundanliegen des ETH-Bereichs an:

Ganz generell soll versucht werden, für die Bibliotheken vorteilhaftere Konditionen aushandeln, namentlich:

• tiefere oder zumindest nicht noch höhere Preise;
• Verzicht auf Vertraulichkeitsklauseln im Vertrag.

Spezifisch sollen im Sinne der im Fragenkatalog (vgl. Beilage 3) aufgelisteten Punkte verbesserte Bedingungen erreicht werden, indem beispielsweise den individuellen Bedürfnissen der einzelnen Universitäten/Hochschulen vermehrt Rechnung getragen wird und ,,Produkte-Pakete“ mit Teilprodukten, welche im Einzelnen gar nicht benötigt werden (z.B. medizinische Literatur), abgelehnt werden.

Das Schreiben wurde dann im erweiterten Präsidium des Lenkungsauschusses des Konsortiums am 9.7.2012 behandelt. Der damalige Präsident, Heinz Dickenmann (HBZ) antwortete:

Wir werden die Grundanliegen der Bereichssitzung des ETH-Bereichs betreffend eines neuen Elsevier-Vertrags ab 2014 berücksichtigen; sie entsprechen den Forderungen, welche das Konsortium der Schweizer Hochschulbibliotheken von sich aus in die Vertragsverhandlungen einbringen wird. Ob diese am Schluss der Verhandlungen auch erzielt werden können, bleibt abzuwarten.

Dem Wunsch der EPFL nach vermehrtem Einbezug in die Vertragsverhandlungen können wir mit dem Vorschlag der Geschäftsstelle des Konsortiums zur Vorgehensweise weitgehend entsprechen (vgl. Beilage). Die Konsolidierung der geforderten Konditionen bei den grossen Verlagspaketen mittels Einbezug der Partnerbibliotheken im Konsortium einerseits und die Einsetzung einer separaten Arbeitsgruppe für die Vorbereitung eines neuen Elsevier-Vertrags anderseits sollten die wesentlichen Bedürfnisse der EPFL abdecken. Allerdings geht es dem Konsortium nicht allein um eine zusätzliche Berücksichtigung von Wünschen der EPFL allein, sondern um einen stärkeren Einbezug aller Partner im Konsortium. Beim Elsevier-Vertrag streben wir aufgrund der mehrfach als schwierig erfahrenen Gespräche mit diesem Verlag an, den Verhandlungsverlauf und die Verhandlungsergebnisse transparenter zu gestalten.

Wie wir heute wissen, ignorierte das Konsortium das Anliegen des Präsidenten ETH-Rat und akzeptierte auch auf für die Elsevier Lizenz 2014-2016 ohne spürbaren Widerstand die von Elsevier gewünschten Vertraulichkeitsklauseln.

Mit dem Hintergrund, dass die ETH-Bereichssitzung eine aktivere Kommunikation bezüglich Verlagspolitik und Open Access gegenüber der Öffentlichkeit gewünscht hatte, lässt sich nun auch endlich die seltsam distanzierte Kolumne „Open Access, ein Modell für die Zukunft?“ von Neubauer vom Oktober 2012 in ETH Life richtig einordnen. Neubauer schrieb dort nicht aus Überzeugung über Open Access, sondern weil er von oben dazu verknurrt wurde.